浅谈组织有效实施管理体系的基本条件

北京中大华认证中心  肖  飞  张  漠  张  乐  钱  锴

管理体系在我国推行已有近20年的历史，随着一些问题事件被曝光，表明尽管许多国内组织已经按标准建立并运行了相关的管理体系并拿到了认证证书，但实际上企业管理中的一些问题并没有解决。在此，笔者简要谈一下组织有效实施管理体系需要具备的一些基本条件。

人员更新观念、提高意识是根本

实施体系的结果不只是为了认证证书

认证证书是证明组织的某些管理体系符合选定的认证标准的证物。基于对第三方认证公正性的信任，认证证书已得到了各方的认可，因而按相关标准建立管理体系，获得认证机构的认证证书似乎成为一些组织的唯一目的。曾有企业的老板很直接地跟审核员说，他们之所以做认证，就是为了获得认证证书，因为有些投标要求有认证证书。出于这样的目的，不管按标准实施管理体系是被动还是主动，重视或是不重视都已经不重要了。

我们不妨告诉组织的领导：评价组织管理体系效果一个最明显的标志就是组织的领导变轻松了，每天不会被烦琐的事务拖累，真正成了一个策划者、组织者和管理者；良好的管理体系能使产品质量和安全的保证能力提高、环境和职业健康安全状况改善，从而使顾客、员工及其相关方的满意程度提高，组织的经营业绩提高、风险降低。如果建立体系的目的仅仅限于为获得认证证书，会降低管理体系的作用和价值。

认证证书解决不了问题而且可能失去

世上没有一种可以一劳永逸的管理思想或方法。获得认证证书只是一种管理体系良好的开始，证明管理体系运行符合要求且有效。认证证书就是张纸而已，不按管理体系的要求或其措施去控制相关产品的设计、生产和服务的质量、环境或职业健康安全或食品安全，发生的事故和问题是不会自行消亡和解决的。组织若不去解决问题，问题就会来找组织。如果建立实施管理体系只是为了认证证书，而不能切实按标准要求实施和保持，一旦认证机构或其他机构发现组织的管理体系运行实际与标准相差甚远，证书就会被暂停或撤销。持有这样想法的组织领导应该有这方面的意识和准备。

管理是一种思想，没有终点

仅仅把管理体系标准的要求看做是一种工具或方法是远远不够的。工具离不开使用的人，一旦会使用工具的人离开组织，工具就会废弃。工具的影响足局部的，更不会影响人的观念。管理是一个系统的事物，更是一种思想，管理没有终点，只有起点。管理体系只是规范组织管理的起点，准确地实施标准要求，持续改进管理，逐步形成自觉的规范管理思想，不断满足日益变化的法定要求，以及顾客、员工、环境和相关方的需求、利益和诉求，可使组织逐渐变得强大。

中层管理人员应成为实施管理体系的中坚力量

标准管理体系的实施，除领导重视，更离不开组织全体员工特别是中层管理人员的参与执行。

曾有企业总经理很感慨地说，管理体系要好好执行下去，中层管理人员很重要，他们起着承上启下的作用，他们观念和意识影响着体系运行的实际效果。称职的中层管理人员能自觉执行领导决策及意图。没有中层管理人员的充分参与，要推动管理体系实施就比较难，执行人员会找各种理由推脱，结果虽然进行了认证，也是在应付，因此没有效果。

正确认识记录

管理体系要求形成保持相关的记录，以便为体系运行的符合性提供证据。有些组织在管理体系建立之前相关记录较少或者没有。建立实施管理体系后，可能需要做较多的记录，这样可能给某些部门和人员增加了工作量，因而管理体系给有些人的感觉就是做记录，曾有企业的部门主管在审核员面前抱怨，做这些事真麻烦，又看不到什么效果。规范的管理工作应该有必要的记录证据予以支持。一个组织管理上缺乏必要的记录，就无法进行有效管理，其实实施任何管理活动都离不开记录的支持。

领导重视是关键

质量管理体系入项原则的第一项就提出了领导作用。领导重视，组织才能获得标准管理体系所需的资源，才能优化组织的管理机构，相关的管理制度才能形成和贯彻，组织的员工才有行动的方向和目标，出现不足或问题才能及时采取措施。

一位企业的高管曾深有感触地说，领导重视是企业管理的关键所在。他认为领导重视不能停留在口头上，要有实际的行动，如提供必要的资源和资金、指定专人负责体系运行、确保有实施的计划和进行管理评审等。该企业领导非常重视管理体系建设，在建厂之初就按照相关管理体系标准建立了相关的管理体系。公司领导不仅要求每项事务必须按程序执行，而且要求精益求精，不少事情还亲力亲为，领导还经常去车间和顾客处了解相关情况，将许多隐患消除在萌芽状态。领导以身作则起到了带头作用，员工自然就能按章办事了。该企业从建立到创业板上市仅仅花了6年时间。这几年，企业的产品质量良好稳定，产量也在连年增长，这些都与领导重视密不可分。

正确理解体系标准是基础

管理体系标准是国际标准化组织(ISO)等标准制定者在总结多个成功经验基础上，经多次研讨达成一致后形成的，具有广泛的适用性，适用于各行各业。正确理解管理体系标准是建立管理体系的基础。只有正确理解体系标准要求，才能理解其内涵和意图并按照标准的要求办事，才能较好地结合实际形成管理体系文件，有效地贯彻实施。如果对标准的理解有偏差或者误区，那么在策划和执行时也会存在偏差或者误区，就会偏离标准的原意；如果对标准理解不深，而生搬硬套别人的“经验”，结果不适用，就会造成“两张皮”的情况或落实不到位。

有审核员讲述他审核过程中曾遇到的尴尬情况：他们对某企业的体系文件审核时，认为该企业体系文件描述得比较好，但是现场审核时，发现文件的许多描述与实际不符，包括企业不存在的生产过程、环境因素、危险源、适用的法规在文件中都有体现。经了解，才知道体系文件是请人编制的。编制文件的人对企业实际不够了解，企业的人又对体系标准要求不清楚，因而提供不出有力的证据证明企业已经按标准要求实施了相关的管理。经过沟通，审核组建议企业请人对员工进行标准培训，结合实际修改文件，并按要求运行一段时间，企业负责人接受了建议。当审核组重新来到现场审核时，情况发生了变化，企业的人员对标准要求有较好的理解，基本清楚知道自己该做的事和做到什么程度。

正确理解标准还需要组织人员不断地学习、研究标准，并把标准放在具体的组织和环境中去应用和实践。同时应不断加强与同行交流，获得不同意见，这样能拓宽视角和加深对标准的理解。

组织经营遵纪守法是体系实施的底线

遵纪守法是每个公民和法人从事各种活动的底线和前提。质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系明确要求组织满足适用的法律法规要求，因此组织按照选定的管理体系标准实施相应的管理活动时应该满足这些要求。

不管组织在文件策划、记录证据方面看起来多么光鲜，但如果存在违法违规经营的情况，是不可接受的。这样的做法，不仅应受到道德的谴责，还应受到法律的制裁，如果已经获得认证证书也应该被暂停或撤销。